‍

Als woningcorporatie wil je je geld altijd zo effectief mogelijk inzetten, zodat het maximaal ten goede komt aan de kwaliteit van de woningen en de woonomstandigheden van de huurders. Maar hoe wéét je waar investeringen in je portefeuille het meeste waarde creëren? Hoe houd je zicht op de conditie van al je vastgoed, zodat je weet welke panden wanneer onderhoud nodig hebben en welke (combinatie van) maatregelen dan het slimst is? Conditiemetingen helpen om hier inzicht in te krijgen, maar die metingen zijn in hun huidige vorm ontzettend duur en arbeidsintensief. Ze bieden bovendien vaak alsnog niet het inzicht dat je zoekt. Samen met woningcorporaties ontwikkelde Spotr een digitale conditiescan. Dat is sneller, goedkoper én je kan gericht gaan controleren waar onderhoud en verduurzaming nodig is. 

‍

Zeker als je veel woningen in je portefeuille hebt, is het niet eenvoudig om de conditie van al die woningen goed in de gaten te houden. Inspecties voor conditiemetingen zijn daarvoor de gangbare manier, maar nu gebeurt dat vooralsnog volledig handmatig, met alle gevolgen van dien.

‍

Willekeurige inspectie, duur rapport

Ga maar na: op een complete portefeuille wordt vaak een groep complexen geselecteerd om te inspecteren. Dat gebeurt vervolgens door inspecteurs naar die complexen toe te sturen, waar ze gaan kijken wat de conditie is.

Die willekeurige selectie van complexen is niet zonder reden: er is vaak te weinig informatie om te bepalen welke complexen nader bezocht moeten worden. Maar hoe kan je daarmee een goed beeld krijgen van de conditie van je hele portefeuille? Misschien zien de inspecteurs wel net complexen die korte tijd terug zijn gerenoveerd. Bovendien kunnen ze natuurlijk niet overal kijken. De achterzijde van een complex of het dak, daar kun je lang niet altijd gemakkelijk komen om de conditie ervan te beoordelen.

Vervolgens belanden dure inspectierapporten vaak ook nog ergens in een la, om daarna nooit meer te worden gebruikt. Logisch ook, als je bedenkt dat het lijvige pdf-documenten zijn: dat kost enorm veel tijd om te lezen. En hoe kun je informatie uit pagina’s tellende pdf’s over elkaar heen leggen om het grotere plaatje te zien? Dat lukt niet.

‍

Het gevolg hiervan is dat:

• Er slechts inzicht is in de conditie van een klein gedeelte van het portfolio,
• Onderhoudsbudgetten worden overschreden door onvoorzien benodigd onderhoud,
• Kosten maar blijven oplopen ieder jaar voor nieuwe inspecties,
• Data die duur is verworven wordt weggegooid of nauwelijks gebruikt,
• Er geen jaarlijks inzicht is op portefeuilleniveau of de juiste complexen daadwerkelijk slim worden aangepakt als het gaat om onderhoud en verduurzaming.

‍

Uiteindelijk missen corporaties hierdoor de broodnodige data die nodig is om onderhoud te optimaliseren, niet meer voor onverwachte kosten te komen staan en om duurzaamheidsdoelstellingen te halen.

‍

De digitale conditiescan

Vanuit deze frustratie is de conditiescan ontstaan. Een manier om sneller, beter en gerichter inzicht te houden in de conditie van je vastgoedportefeuille. Een digitale conditiescan scant je hele portefeuille op conditie vóórdat je ook maar 1 keer de deur uitgaat.

De scan identificeert complexen in 3 categorieën: ‘slecht’, ‘gemiddeld’ en ‘goed’. Complexen in de categorie ‘slecht’ moeten sowieso onder handen worden genomen, omdat er ernstige gebreken zijn waargenomen. Complexen in de categorie ‘goed’ hoeven niet per se worden bezocht, omdat deze op dit moment in uitstekende staat verkeren. Dit zijn dus complexen waar het komende jaar géén onderhoud op uitgevoerd hoeft te worden.

Dan rest nog de categorie ‘gemiddeld’. Deze categorie kan de meeste discussie oproepen. Met traceerbare conditiedata én afbeeldingen kunnen deze complexen eerst worden bekeken, waarna een minimaal aantal gerichte inspecties kan plaatsvinden.

Hoe werkt de digitale conditiescan precies?

Voor het maken van een digitale conditiescan brengen we de vastgoedportefeuille eerst visueel in kaart. Dit gebeurt op basis van een adreslijst die wordt aangeleverd door de corporatie; dit hele proces wordt dus door Spotr uit handen genomen. We verzamelen beelden van bronnen op straatniveau, zoals Cyclomedia, Google en Getmapping, we bekijken gebouwen en de omgeving vanuit satellietbeelden, we gebruiken beelden vanuit de lucht, zoals van vliegtuigen en drones en we gebruiken open data, zoals kaarten met uitgebreide data over hitte-eilanden, funderingsproblematiek en meer.

Daarnaast is er een mogelijkheid om ‘legacy’ data te importeren: beelden die ter plekke zijn genomen door huurders of inspecteurs en afbeeldingen die in de loop der jaren door de woningcorporatie zelf zijn verzameld. Al die beelden brengen we samen op één platform, zodat een compleet visueel en digitaal profiel ontstaat van de portefeuille.

Vervolgens worden dak en gevel apart geïnspecteerd. Ze krijgen het label ‘Goed, ‘Slecht’ of ‘Gemiddeld’ op basis van inspectie van specifieke elementen per type dak of gevel. Bijvoorbeeld: zijn er loszittende dakpannen te zien? Is de bitumen in goede of slechte staat? Waar in de onderhoudscyclus zit het huidige schilderwerk op de gevel? De scan geeft een snelle indruk van de conditie van een complex, waardoor direct een schifting ontstaat in complexen die nader moeten worden onderzocht op conditie en complexen waar komend of volgend jaar geen onderhoud nodig is.

Het is daarnaast mogelijk om een gedetailleerde digitale conditiemeting te laten uitvoeren, conform de NEN 2767. Ook hier inspecteren we gevels en daken apart. Maar hier wordt op iedere afbeelding per bouwdeel visueel zichtbare gebreken aangegeven, die vervolgens worden geaggregeerd naar een bouwdeelscore, wat vervolgens weer wordt geaggregeerd naar een complex score. De digitale conditiemeting kan worden ingezet voor zowel exterieur als interieur.

‍

‍

‍

Is een inspectie op locatie niet veel beter?

De eerste reactie op inspecties via beeld is vaak: ‘Dat kan niet, ik kan van foto’s niet beoordelen wat de kwaliteit is. Als ik ter plaatse ben kan ik houtwerk voelen, erin prikken, dat geeft een veel completer beeld.’ Het is inderdaad wennen, maar de woningcorporaties die nu ook met inspecties via beeld werken – onder andere WoonPlus, BrabantWonen en Viverion - zijn helemaal om.

De digitale conditiescan of – meting is niet bedoeld om inspecties op locatie 100% te vervangen; soms moet je nou eenmaal in het houtwerk prikken. Maar je kan niet ieder jaar in al je complexen gaan prikken. Het mooie van de digitale conditiescan is dat je op basis daarvan de inspecties op locatie veel gerichter kunt laten doen. Hiermee gaan inspectiekosten drastisch omlaag, terwijl de datadekking drastisch omhoog gaat.

Bovendien kun je met een inspectie op locatie normaliter alleen de voorgevel zien. Je mist dus ook veel informatie. Met een digitale conditiescan op basis van beelden kun je juist op plekken kijken waar je normaliter niet kan komen, zoals de achtergevel of het dak. Je krijgt dus ieder jaar inzicht in de huidige conditie van je hele bezit. 

En de NEN 2767 dan?

Een veelgehoorde zorg is dat corporaties conditiemetingen volledig volgens de NEN 2767 uit willen voeren. Daarom bieden we de optie voor het uitvoeren van een digitale conditiemeting. Deze digitale conditiemeting gaat, net als de traditionele conditiemeting, geheel volgens de NEN 2767. Maar in plaats van dat de inspecteurs hele dagen onderweg zijn om ter plaatse bezit te inspecteren, wordt dit met de digitale conditiemeting gedaan vanachter het bureau.

Sterker nog, we toetsen bij onze klanten of er verschillen zijn in uitkomst tussen de digitale conditiemeting en een traditionele conditiemeting. In hun onderzoek hebben onze klanten geen verschillen in uitkomst tussen beide methodes kunnen vinden. Daarnaast zijn alle conditiescores herleidbaar en visueel terug te vinden in Spotr; ieder moment kunnen scores dus worden gevonden, getoetst en eventueel worden aangepast indien dat nodig is.  

‍

Betere samenwerking met ketenpartners

Naast de enorme kostenbesparing en de grote hoeveelheid up-to-date inzichten die de conditiescan met zich meebrengt, brengt het ook veel waarde in de samenwerking met ketenpartners.

Even weer terug naar de traditionele conditiemeting: vaak worden inspecties op locatie nog eens overgedaan door de uitvoerende partijen. Zij krijgen natuurlijk het rapport met de conditiescore, maar gaan logischerwijs ook graag zelf op locatie kijken om met eigen ogen te zien hoe het pand erbij staat. Zodat ze een realistische offerte kunnen maken. Dan zijn er dus zelfs twee locatiebezoeken nodig.

Met Spotr kunnen ook de ketenpartners gebruik maken van de beelden en conditiescores van het complex. De praktijk wijst uit dat dit leidt tot aanzienlijk minder locatiebezoeken. 

Waar begin je?

Steeds meer woningcorporaties maken de omslag naar digitale conditiescans en -metingen. Maar: hoe begin je hiermee?

Ons advies is: stap voor stap. Begin met een pilot en test de conditiescan of -meting op een klein gedeelte van je portefeuille. Zo kan de methode zich eerst binnen je organisatie bewijzen, waardoor het aan draagvlak wint.

Spotr heeft hiervoor een specifieke pilot ontwikkeld voor woningcorporaties. Nieuwsgierig naar wat deze pilot inhoudt? We vertellen je graag meer; vraag hier beneden een demo aan: 

‍