Net als alle andere woningcorporaties staat Arcade voor de uitdaging om haar bezit de komende jaren uit te breiden, up-to-date te houden en te verduurzamen. Digitalisering is een van de manieren om dat voor elkaar te krijgen. Arcade kwam via woningcorporatie Woonstad Rotterdam in aanraking met Spotr. Portefeuille Manager Ronald Rouwendaal: "We hebben nu een repliceerbaar systeem op een centrale plek in de organisatie waar we met een paar klikken de staat van elk gebouw kunnen zien."
Ronald maakt als Portefeuille Manager deel uit van de werkgroep digitalisering die ruim twee jaar geleden bij Arcade werd opgericht. "Onze sector vergrijst, wat betekent dat we de komende jaren ervaren medewerkers verliezen en daarbij veel kennis en ervaring. Daarom is het nog belangrijker om processen goed te borgen en gegevens goed met elkaar te kunnen delen. Dat maakt ons effectiever. We kunnen veel directer en sneller resultaten boeken."
In één keer goed
"We zijn onze zoektocht naar een goed systeem begonnen door andere woningcorporaties naar hun ideeën te vragen. We willen graag van elkaar leren. Zo kwamen we ook bij Woonstad Rotterdam terecht. Hun verhaal sprak ons aan. Woonstad Rotterdam kampte met een overvloed aan gegevens. Soms hadden ze drie tekeningen van een landgoed, maar wisten ze niet meer welke de juiste was. En dan moesten ze toch weer terug om het landgoed opnieuw op te laten meten. Wij kenden dat allemaal. We hadden onze gegevens op orde, maar hadden in de loop der jaren ook onroerend goed gekocht dat niet allemaal goed in het systeem stond. Natuurlijk wil je dat de gegevens die je hebt accuraat zijn. Je wilt in één keer de juiste informatie communiceren."
"Dit is ook belangrijk bij de samenwerking met onderhoudspartners. We hebben ervaren hoe onze partners met verschillende meetlijsten terugkwamen als we bijvoorbeeld schilderwerk wilden laten doen. En wij die niet snel konden controleren."
Op de computer gebouwinspecties doen
Spotr brengt het vastgoed van Arcade in kaart met foto's afkomstig van onder meer satellieten, vliegtuigen en drones, en koppelt deze aan hun meerjarenonderhoudsplannen. Alle gegevens en beelden worden op één plek verzameld, zodat Arcade en haar partners altijd over dezelfde actuele gegevens beschikken. Hoe ziet het landgoed eruit, wat is de conditie en kwaliteit, welk onderhoud is nodig? Waar kunnen zonnepanelen geplaatst worden?
"We kunnen gebouwen nu op afstand inspecteren. We zien misschien mosvorming op de daken en weten dat we actie moeten ondernemen. We kunnen ook inspecteren of er onderhoud nodig is en of balkonhekken op hoogbouw verroesten. Binnenkort hoeven we de bewoners niet meer lastig te vallen. En waar we vroeger hiervoor afhankelijk waren van derden, kunnen we nu veel meer zelf het voortouw nemen."
Meer inzicht dan van tevoren gedacht
"De samenwerking met Spotr verloopt goed. Voor ons was het belangrijk om een repliceerbaar systeem te krijgen voor elk landgoed. Zo kan iemand van onze onderhoudsafdeling binnen Spotr een pand oproepen en precies zien waar en hoeveel vierkante meter schilderwerk het pand heeft, hoeveel glas, hoe het dak eruit ziet, enzovoort. En die informatie kunnen ze ook vertrouwen."
"Dit was in het begin wel even wennen. We hebben veel kennis in de organisatie, en verschillende medewerkers waren in eerste instantie sceptisch over wat Spotr kon doen. 'Laat ik het zelf maar meten, dan weet ik het zeker', zeiden ze. Maar dat is een aanpassingsproces waar je samen doorheen moet. We zijn altijd heel transparant geweest en hebben eventuele twijfels serieus genomen. Spotr geeft meer inzichten dan we hadden kunnen bedenken. En het kan ook voor veel meer gebruikt worden dan we nu al doen."
Veel sneller en praktischer
Arcade zet Spotr onder andere in om snel te zien welke daken geschikt zijn voor zonnepanelen. “Voorheen stuurden we alle bewoners van een wijk een brief. Als ze interesse hadden in zonnepanelen konden ze contact met ons opnemen en dan ging onze partner erheen voor een schouw. Nu met Spotr kunnen we zelf vanachter ons bureau een scan maken van complexen. We zien alles: of het kan op het dak, de indicatie van het zonlicht, schaduwwerking, dakkapellen, afmetingen. Zo maken we in no time een potentielijst van de meest geschikte complexen. Dat laden we vervolgens in Excel, om de woningen eruit te halen die in onderhoud gaan en een nieuw dak krijgen. De rest sturen we door naar onze partner. Het werkt zoveel sneller en praktischer. En onze partner kan met behulp van Spotr ook direct een legplan maken.”
Betere communicatie met de bewoner
"Wat ook leuk is, is dat de beelden een enorme hulp zijn bij de communicatie met bewoners. Soms zijn bewoners teleurgesteld dat zij geen zonnepanelen krijgen terwijl hun buren dat wel krijgen. Wij kunnen ze dan met Spotr heel duidelijk laten zien waarom het niet op hun dak kan. Er is bijvoorbeeld niet genoeg ruimte. Dan kunnen we uitleggen: 'Sorry, het is gewoon niet mogelijk, ook al zouden we het willen,' en ze begrijpen het als ze de foto's zien: 'Ja, als ik het zo zie, met al die leidingen en dakramen, dan blijft er echt niet veel ruimte over.'"
"In een bepaalde wijk stimuleren we bewoners om meer planten en perken in hun tuin te zetten. Uit de beelden in Spotr zagen we dat dit de meest verharde wijk van de hele regio is. Dat kan tot problemen leiden als er overstromingen zijn. En nu kunnen we dit letterlijk aan de bewoners laten zien. 'Dit zijn de tuinen in uw buurt, ziet u mogelijkheden om iets te doen? We willen u graag helpen.' Niet iedereen zal mee willen doen, maar het kunnen laten zien van foto's helpt ons om veel bewoners makkelijker mee te krijgen."
Spotr inzetten voor conditiemetingen
"Woningcorporaties die met Spotr werken, hebben een breed scala aan mooie mogelijkheden. En je hoeft er als organisatie nauwelijks tijd of manuren in te steken om het werkend te krijgen. Er zit al van alles in waar iedereen gebruik van kan maken. We zijn aan het onderzoeken of Spotr ook gebruikt kan worden voor tock conditieonderzoeken. Op dit moment is het verplicht om elke 3 jaar een inventarisatie te doen. Met Spotr kunnen we dat elk jaar doen zonder extra mankracht."
"Omdat Spotr zo snel werkt, kunnen we heel snel prioriteiten stellen. Je kunt meteen onderhoudsproblemen opsporen en veel gerichter landgoederen bezoeken. Dan kun je je concentreren op je eigenlijke werk: onze panden goed onderhouden en de aandacht richten op waar die het hardst nodig is."
Wil je ook een navolgbaar systeem voor je portefeuille?
Wij helpen je graag verder. Vraag hier een demo aan:
