Resultaatgericht Samenwerken (RGS) is inmiddels niet meer weg te denken uit de corporatiewereld. En dat is niet gek: al zo'n 20 tot 25 jaar geleden begon de schilders- en onderhoudsbranche al met kwaliteitszorg, dat uiteindelijk leidde tot de publicatie van Leidraad Resultaatgericht Samenwerken bij Investeren en Onderhouden in 2013.
Met RGS worden kwaliteitsafspraken gemaakt over het eindresultaat met partners, waardoor er meer vrijheid is voor onderhoudspartners om mee te denken over het zo efficiënt en effectief mogelijk insteken van onderhoud. Op die manier ligt de nadruk daadwerkelijk op samenwerken, en werken elkaar belangen (hopelijk) minder tegen.
Dit is inmiddels geen luxe meer, maar broodnodig gezien de grote uitdagingen waar corporaties tegenaan lopen. Laat staan als corporaties nog grotere ambities hebben om te moderniseren, zoals bijvoorbeeld het gebruik van predictive maintenance.
Waarom resultaatgericht samenwerken?
De uitdagingen stapelen zich inmiddels op voor corporaties. RGS is dan ook een antwoord op die uitdagingen, waaronder:
- Onderhoud moet betaalbaar blijven en dus efficiënt worden ingezet. En natuurlijk moet er zo min mogelijk overlast zijn voor de huurder.
- Er zijn ambitieuze verduurzamingsdoelstellingen gezet die gehaald moeten worden. In de praktijk is dit het meest efficiënt om dit te combineren met natuurlijke onderhoudsmomenten. Maar hoe kan dit gemakkelijk worden geïdentificeerd en gepland?
- De woningnood is groot en de roep voor corporaties om meer woonruimte te creëren wordt alsmaar groter.
- Leefbaarheid van buurten staan onder druk. Hoe kan achtergang in de wijken effectief worden tegengegaan?
- Circulariteit als onderwerp wordt steeds groter: hoe kunnen we beter gebruik maken van de materialen die we al hebben in de vastgoedportefeuille?
En dit alles moet worden gedaan met een budget dat onder druk staat en met minder beschikbaar personeel. Een monsteropgave.
Resultaatgericht samenwerken helpt hier enorm bij. Het tapt in de expertise en mankracht van onderhoudspartners om samen met hen onderhoud en verduurzamingsinitiatieven slimmer te plannen, waardoor minder geld en manschappen nodig zijn.
Procesverandering, mentaliteitsverandering
RGS is dus al een tijdje bezig. Maar werkt het ook? Dit is een vraag die corporaties zich geregeld stellen. Een omslag in werken gebeurt niet zomaar, hier is ook een omslag van denken in nodig.
Toch zien we veel enthousiaste reacties uit het veld: onderhoudspartners zijn blij dat ze meer waarde toe kunnen voegen vanuit hun expertise en lange termijn relaties aan kunnen gaan, en corporaties zien dat de kosten lager zijn en de kwaliteit hoger.
Uitdagingen van resultaatgerichte samenwerking
Maar we zijn er nog niet. Wij werken met veel Woningcorporaties die resultaatgericht samenwerken toepassen in hun dagelijkse praktijk en zien vaak een aantal terugkerende obstakels. We hebben ze onderverdeeld in 4 categorieën: Data, Mindset, Tooling en Proces.
1. Data uitdaging: data(processen) zijn niet op orde.
Een eerste vereiste om Resultaatgericht Samenwerken daadwerkelijk te doen slagen is je gegevens op orde te hebben. Problemen die we in de praktijk vaak tegenkomen zijn:
- Dezelfde data wordt meerdere keren gemeten door verschillende partijen, ook nog vaak met verschillende uitkomsten. Dit is niet alleen inefficiënt, maar zorgt ook voor eindeloze discussies: wie heeft nou de juiste metingen?
- Dit brengt ons bij het volgende punt: verschillende partijen meten zelf omdat data van de ander niet wordt vertrouwd. Wat is er nodig om dit vertrouwen te kweken?
- Data staat verspreid op verschillende plekken en in verschillende programma’s. Het gevolg? Een eindeloos heen en weer schuiven van spreadsheets, met datavervuiling tot gevolg.
- Er mist data: om goed onderhoud te kunnen plegen is goed begrip nodig van de staat van het vastgoed. Bij grote vastgoedportefeuilles is dit een behoorlijke uitdaging. Het is gewoon niet mogelijk om ieder complex te inspecteren.
2. Tooling uitdaging: tooling hoort je leven makkelijker maken, niet ingewikkelder.
We zien nog steeds een gebrek aan gebruik van goede tooling in het veld. Dit komt vaak voort uit de terughoudendheid om nieuwe tooling te implementeren in bestaande IT-landschappen, omdat veel tools weigeren samen te werken. Bij het kiezen van een tool is het belangrijk om goed te kijken hoe de tool aan andere tools kan worden gekoppeld.
3. Dit brengt ons bij de mindset uitdaging.
Eens u gekozen hebt voor Resultaatgericht Samenwerken, is het belangrijk dat iedereen in de organisatie het belang van deze manier van werken inziet, om iedereen op één lijn te krijgen. Waarom kiest de organisatie voor Resultaatgericht Samenwerken? Wat voor consequenties heeft dit voor het dagelijkse werk? En waarom gaat dit het leven van iedereen makkelijker maken? We zien nog vaak genoeg weerstand tegen een procesverandering, waardoor het succes van de implementatie van Result-Oriented Collaboration op het spel komt te staan.
4. Proces uitdaging: waar van oudsher nog vaak in projectmatig werken wordt gedacht, vraagt RGS een veel meer integrale aanpak.
Zo is het bereiken van duurzaamheidsdoelstellingen nauw verbonden met onderhoudscycli. Mensen uit verschillende teams moeten nauwer samenwerken om de vele uitdagingen aan te pakken. Dit kan ook betekenen dat nauwer moet worden samengewerkt met externe partners met specialistische kennis.
Hoe deze uitdagingen op te lossen?
Hoewel RGS al enige tijd bestaat, blijft het zoeken naar de beste toepassingsmogelijkheden. Er is ook geen één gouden oplossing die alles beter maakt, maar er zijn wel tips/oplossingen te bedenken die het succes van RGS in de juiste richting kunnen duwen.
Om te beginnen met de data uitdaging: hier zit de kern van het antwoord in volledige, accurate en actuele vastgoeddata onder brengen op 1 plek. Dit is een enorme opgave, zeker voor corporaties met een grote vastgoedportefeuille, en vaak niet een opgave die corporaties zelf kunnen oplossen. Tools zoals Spotr kunnen hierbij helpen. Door met AI verrijkte (visuele) data beschikbaar te stellen, kan er met vertrouwen door alle partijen uit 1 bron worden gewerkt.
Tooling is een struikelpunt waar we vaak veel frustratie zien bij corporaties. Bijvoorbeeld omdat de ene tool niet samenwerkt met de andere tool, waardoor een soort ‘lock-in’ effect ontstaat. Een ding is zeker: er is geen 1 tool die alle antwoorden heeft op het succesvol maken van RGS. Een belangrijk punt om naar te kijken is dan ook of tooling kan samenwerken met andere tools. Goede tech werkt immers samen, niet alleen.
Dat brengt ons bij de mindset en procesuitdaging. Deze zijn vaak nauw met elkaar verbonden. Mensen kunnen processen tegenwerken als ze er het nut niet van in zien, maar tegelijkertijd kunnen sterke processen helpen met een gedragsverandering, dat weer kan leiden tot een mindset shift. Dit wordt al snel een ‘kip/ei’ verhaal. Wat wel zeker is: als mensen zien dat een nieuw proces/manier van werken werkt, wordt het ook gemakkelijker om de mindset te veranderen. Starten met een pilot kan daarbij een eerste stap in de goede richting zijn.
Welke mogelijkheden kunnen correcte gegevens bieden?
We zeggen niet voor niets dat goede data een voorwaarde is voor het succes van RGS. Het is namelijk niet alleen voor de datahygiëne zelf. Zodra er complete, actuele en accurate op 1 plek staat, opent dat de deur naar veel nieuwe mogelijkheden. In plaats van alleen een onderhoudsplanning, kun je dan ook bijvoorbeeld ook meer strategische vragen gaan beantwoorden, zoals hoe kan ik onderhoud gemakkelijker voorspellen op lange termijn? Op welke natuurlijke momenten kan ik verduurzamen & welke mogelijkheden ter verduurzaming zitten er in mijn portefeuille? Waar kunnen we meer woonruimte creëren door bv. optoppen? Hoe staat het ervoor met de leefbaarheid van onze wijken? Waar zitten risico’s en dus goede investeringskansen in onze portefeuille?
En dit allemaal met een stuk minder mankracht. Daar kun je toch geen nee tegen zeggen?
