Het interieur van complexen goed in beeld krijgen is voor woningcorporaties bepaald niet makkelijk. Het mooiste zou natuurlijk zijn als je ín alle woningen kan kijken, zodat je weet hoe de huidige plattegrond eruit ziet en wat de kwaliteit is van de keuken, badkamer en toilet en de kozijnen en deuren. Dan kom je bij groot onderhoud niet meer voor verrassingen te staan en kun je bij mutaties eenvoudig advertenties optellen en nieuwe huurders informeren. Maar in alle woningen gaan kijken…dat is onbegonnen werk, toch? Nee hoor, dat kan gewoon. Wij pakken dit met steeds meer woningcorporaties samen op, waaronder Woonplus.
De meeste woningcorporaties hebben geen goed zicht op de binnenkant van de woningen in hun bezit. Om goed zicht te krijgen moet je naar binnen en dat is niet gemakkelijk te organiseren. Het gevolg is dat je als woningcorporatie geen plattegronden hebt van de woningen en niet goed weet wat de staat is van de woning aan de binnenzijde.
Gebrek aan informatie, inefficiënte processen
Als je weinig informatie beschikbaar hebt is het immers lastig een advertentie op te stellen als je een woning opnieuw wilt verhuren. Je hebt geen plattegrond en als je foto’s wilt delen moet je een locatiebezoek organiseren om die te laten maken. Dat kost tijd en geld.
Klachten afhandelen van bewoners is ook moeilijker. Medewerkers Wonen zijn veel tijd kwijt aan administratie en informatie ophalen bij collega’s, omdat de informatie die ze nodig hebben niet beschikbaar is. Dit leidt weer tot oponthoud bij de afhandeling van klachten, waar huurders logischerwijs niet blij mee zijn.
We merken bij woningcorporaties dat het ook ongemakkelijk vóelt om slecht zicht te hebben op het interieur. Leefbaarheid is bijvoorbeeld een belangrijk thema voor woningcorporaties, maar als je niet weet hoe het interieur eruit ziet en erbij staat, weet je ook niet wat je aanbiedt aan je huurders. En hoe is het gesteld met de veiligheid? Zijn er ventilatieroosters en rookmelders, is er risico op branddoorslag op zolder?
Het gebrek aan zicht op het interieur heeft bovendien gevolgen voor je budgettering. Hoe kun je goed budgetteren als je geen idee hebt van de onderhoudskosten aan de binnenkant van een woning? Je kan hierdoor voor vervelende verrassingen komen te staan. Bijvoorbeeld als je er bij groot onderhoud achter komt dat de badkamers toch te slecht zijn om te laten zitten en vervangen moeten worden. Terwijl je daar in je begroting geen rekening mee hebt gehouden. Daarvoor moet dan budget worden vrijgemaakt, wat weer ten koste gaat van andere projecten die op de planning stonden.
Hoe kun je zicht creëren op het interieur van je bezit?
We ontwikkelden twee werkwijzen om samen met woningcorporaties een visueel dossier op te bouwen van het interieur van hun portefeuille. Zodat ze voortaan op afstand, van achter hun computer, inzicht hebben in de staat van dat interieur.
1. Opname tijdens mutaties
De eerste methode is om tijdens mutaties foto’s te nemen van het interieur. Als een aannemer naar de woning gaat voor een opleverinspectie, maakt hij tijdens datzelfde bezoek foto’s van de woning. Met een 360-graden-camera kost dat per ruimte hooguit een minuut. Hij zet de camera in het midden van de ruimte, drukt op de knop en de camera maakt vervolgens 360 graden rond foto’s. Per woning kost dat gemiddeld een kwartier, er zijn dus nauwelijks extra kosten aan verbonden. De foto’s blijven in Spotr bewaard op een uniform platform waar iedereen binnen de woningcorporatie bij kan. De software zet de gemaakte beelden bovendien om in een 3D visualisatie van de woning én er ontstaat een plattegrond van de woning.
Aangezien per jaar gemiddeld 10% van het bezit van woningcorporaties muteert, kun je op deze manier bij een bezit van 50.000 vhe's, bij 5.000 vhe's per jaar een interieuropname doen. Zonder veel extra kosten en zonder dat je bewoners daarvoor hoeft te storen.
2. Interieurinspecties organiseren
Toch kan het ook zo zijn dat je nog sneller meer inzicht wilt krijgen in de staat van het interieur. Daarvoor ontwikkelden we de tweede methode, namelijk interieurinspecties organiseren. Dat is een methode die we op dit moment toepassen met woningcorporatie Woonplus.
Interieurinspecties voor Woonplus
Met Woonplus doen we een groot onderzoek om de staat van haar woningen in kaart te brengen, óók aan de binnenkant. Binnen een periode van 9 maanden bezoeken onze medewerkers bijna 7.000 woningen. Tijdens deze bezoeken controleren we een vast aantal bouwkundige zaken door er foto’s van te maken met een smartphone. We verzamelen al deze foto’s in Spotr, waar zo een digitaal en visueel dossier ontstaat van het interieur van de woningen. De foto’s worden daarna door ons beoordeeld en vertaald in een kwaliteitscijfer.
Bezoek aan de woning duurt 10 minuten
Het bezoek aan de woning om deze foto’s te maken duurt ongeveer 10 minuten en we bereiden dit samen met de woningcorporatie goed voor. Bewoners worden hierover via verschillende kanalen geïnformeerd en de medewerkers van Spotr dragen hesjes met het logo van Spotr en de woningcorporatie erop. Ze dragen direct zichtbare legitimatie en hebben een uitgeprinte brief bij zich met uitleg over wat ze komen doen.
Onze ervaring is dat met de juiste communicatie, bewoners er enorm voor open staan om hun interieur in beeld te laten brengen. Logisch ook, want het is ook in hun belang: als op tijd wordt gezien dat het interieur in slechtere staat is dan gedacht, zal het ook eerder vervangen worden.
Virtueel onderzoek naar de conditie van het interieur
Met Woonplus brengen we nu in één keer 7.000 woningen in kaart, maar stel dat je dit alleen al doet bij diverse woningen in één complex? Dan heb je direct van een klein percentage van dat complex zicht op hoe zo’n woning eruit ziet. Wat de staat is van de keuken, badkamer, toilet, deuren en kozijnen en ook kun je in het model precies zien waar de leidingen lopen, waar de ketel hangt, waar je eventueel ruimte hebt om een warmtepomp te plaatsen.
Vanaf dat moment hoef je voor allerlei vragen de woning niet meer te bezoeken. Je hebt referentiemodellen en bouwkundige details en kan de woning voor allerlei doeleinden virtueel inspecteren. De beeldkwaliteit is zo goed, dat op basis van de beelden een digitale conditiescan en beeldkwaliteitsmeting kan worden gedaan van de interieurelementen volgens de NEN 2767. Gewoon, vanachter de computer. Hoe dat precies werkt, een digitale conditiescan, lees je hier.
Lopende locatiebezoeken beter benutten
Met zo’n interieurinspectie bouw je dus al een flink visueel dossier op van het interieur van je bezit. Door daarnaast lopende locatiebezoeken beter te benutten, kun je dat dossier steeds completer maken.
Want als woningcorporatie kom je zelf, of komen je ketenpartners, voor allerlei doeleinden op locatie. Denk bijvoorbeeld aan uitvoerings- en opleverinspecties bij mutaties. Door die momenten te gebruiken om ook dan met de 360-graden-camera informatie te verzamelen over het interieur, ontstaat een steeds completer beeld van het interieur van je portefeuille.
Gericht beleid maken, plannen en budgetteren
Doordat al die informatie en beelden eenduidig worden verzameld en ontsloten met Spotr, heeft iedereen in de organisatie toegang tot dezelfde data.
Bijvoorbeeld de medewerker die de advertentie maakt voor de woning die opnieuw in de verhuur gaat. Foto’s, de plattegrond, het is allemaal voorhanden. En dankzij het gebruik van de 360-graden-camera wordt dus ook automatisch een 3D visualisatie gerealiseerd van de woning, waarmee toekomstige bewoners op afstand virtueel door de woning kunnen lopen.
Denk ook aan de medewerker die een huurder aan de lijn heeft met een klacht over een woning. Voorheen had die medewerker geen zicht op hoe de woning eruit ziet. Dan ben je lang in gesprek en moet je bij een klacht over de keuken misschien wel iemand langs sturen om te gaan kijken. Nu ziet deze medewerker in Spotr precies hoe het interieur eruit ziet, inclusief alle informatie daarover. ‘Oh, we zijn vorig jaar bij u geweest om de keuken te vervangen, die is nog vrij nieuw.’ Of: ‘Ik zie inderdaad dat de keuken al wat ouder is, u staat op de nominatie voor vervanging.’
En misschien wel het belangrijkste voordeel is dat je met goede, visuele informatie over je bezit inzicht, voorspelbaarheid en controle krijgt. Je kan veel gerichter beleid maken, plannen en budgetteren.
Meer weten?
Meer weten over onze interieuropname aanpak en wat dit voor jullie kan betekenen? Neem dan contact met ons op:
